Archivierung: Endlich Ordnung im Datei-Dschungel

Auch wenn das Thema Digitalisierung inzwischen auch im Handwerk angekommen ist, an diversen Stellen gibt es Nachholbedarf: Viele Unternehmen zögern noch oder erkennen den Mehrwert nicht, den ihnen passende Lösungen im Alltag und am Ende auch monetär bieten. Nach einer Studie des Digital-Branchenverbandes Bitkom nutzen immerhin 46 Prozent der Handwerksbetriebe eine Software zum Customer Relationship Management (CRM), also zur Verwaltung von Kundenbeziehungen.

Anwendungen für das Enterprise Content Management (ECM), also die im Optimalfall prozessgebundene Verwaltung von Dokumenten, setzen nur 22 Prozent ein. Bei Enterprise Ressource Planning (ERP) agieren die Unternehmen mit 12 Prozent noch zurückhaltender. Dabei bietet die Nutzung von Software zum Management von Dokumenten in Kombination mit Tools für die Ressourcenplanung bzw. zur Steuerung von Geschäftsprozessen nicht nur diverse Vorteile, sie ist inhaltlich auch naheliegend.

Softwarelösungen machen das Leben einfacher

Mit dem ERP-System MOS’aik können Handwerksunternehmen schon heute den gesamten Ablauf eines Projekts abbilden – vom Angebot über die Abwicklung (inklusive  beispielsweise Materialverbrächen und Arbeitsstunden) bis hin zur Schlussrechnung. Hierbei entstehen diverse Dokumente und schriftliche Korrespondenz, die zugleich verwaltet werden müssen.

Nur wie laufen solche Verwaltungs- und Archivierungsprozesse in der Praxis? Das kann beispielsweise die einfache Speicherung auf dem lokalen Rechner oder im lokalen Netzwerk sein. Damit jedoch gehen einige Nachteile einher. Die Dokumente liegen in einer Ordnerstruktur, die zwar sinnvoll aufgebaut sein kann, doch sie sind nicht mit dem jeweiligen Prozess oder Projekt verknüpft. Muss die Rechnung für Projekt erst vom Projektverantwortlichen und dann vom Geschäftsführer freigegeben werden, zieht das schlimmstenfalls einen zeitaufwändigen und komplizierten Prozess nach sich.

Ein zweiter, wesentlicher Aspekt ist die revisionssichere Archivierung von Dokumenten aller Art. Bei einer E-Mail mit einem Angebot handelt es sich rechtlich gesehen um einen Handelsbrief, der gemäß der gesetzlichen Vorgaben sechs Jahre lang aufbewahrt werden muss. Bei steuerlich relevanten Schriftstücken ist dies sogar über zehn Jahre der Fall.

Es besteht nun einerseits die Möglichkeit, sämtliche Dokumente auszudrucken und diese dann – wie in alten Zeiten – in Ordnern abzuheften und in das Archiv zu legen. Doch der damit verbundene Aufwand, der Raumbedarf und die Fehleranfälligkeit dieses Verfahrens sind Schwachpunkte, die die Nutzung einer alternativen Lösung nahelegen, die möglichst ohne Medienbruch funktionieren sollte. Trotzdem nutzen rund zwei Drittel der Befragten einer Studie von Datev und Handwerk Magazin aus dem letzten Jahr immer noch eine Papierablage, teilweise sogar parallel zur digitalen Archivierung.

Moser bietet in Kürze Archivierungsfunktion

Eine Alternative zur papiergebundenen Archivierung bietet Moser in Kürze mit der neuen, ab sofort verfügbaren Version 4.40 von MOS’aik. Diese ermöglicht dann eine Tiefenintegration mit der Archivlösung ecoDMS. Hierüber können MOS’aik-Anwender direkt aus der Oberfläche der Handwerkersoftware heraus ein zentrales Dokumentenarchiv ansteuern. Unternehmen können Dokumente in beliebigen Formaten per Drag-and-drop archivieren. Dazu zählen PDF- und Office-Dateien sowie E-Mails genauso wie Bilder, Musik, Verträge, Rechnungen, Kontoauszüge und Lieferscheine.

 

 

 

Hier gelangen Sie zu weiteren Informationen zur Archivierungslösung.

Intelligente Suchfunktionen und Filtermöglichkeiten erleichtern das Suchen und Finden von Dokumenten. Zur Verfügung stehen zum Beispiel eine in MOS’aik integrierte Volltextsuche, eine kontextsensitive Suche über Makros (Markieren von Werten und direkte Suche in MOS’aik) und ein Eingangsrechnungsimport über die OCR-Kennung. Die Lösung umfasst zudem die Definition und Abbildung von Workflows.

So können nicht nur die gesetzlichen Vorgaben einfach und sicher erfüllt werden. Die Verwaltung und die Auffindbarkeit von Dokumenten jeglicher Art wird hierdurch deutlich vereinfacht – und das spart am Ende auch Zeit und Geld.