Auf Wiedersehen Papier: Elektronische Rechnung mit ZUGFeRD und Moser

Die Bundesregierung hat im vergangenen September die Weichen für die Einführung der elektronischen Rechnung, auch eRechnung genannt, gestellt. Ab November 2018 können Unternehmen ihre Rechnungen in elektronischer Form an die Behörden des Bundes stellen. Nach einer zweijährigen Übergangsfrist wird die Regelung verbindlich.

Durch das elektronische Verfahren, rechnet der Bund vor, könnten bis zu 11 Millionen Euro und etwa 5850 Tonnen CO2 jährlich eingespart werden. Nicht zuletzt ermöglicht das digitale Rechnungsverfahren das Einsparen von Kosten in der Rechnungsstellung sowie die damit verbundenen Prozesse effektiver und effizienter abzuwickeln. Hierbei spielt das ZUGFeRD-Verfahren eine wesentliche Rolle.

Wie das funktioniert? Wir beantworten nachfolgend die wesentlichen Fragen.

Was bedeutet ZUGFeRD?

ZUGFeRD steht für „Zentrale User Guideline des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ und ist ein standardisiertes elektronisches Rechnungsformat, das dem Austausch von Daten (Rechnungen) zwischen Rechnungsersteller und Rechnungsempfänger dient. Im Standard ist festgeschrieben, wie die Informationen in einer Rechnung gespeichert, im PC ausgelesen und in die kaufmännische Anwendung übernommen werden müssen.

Der Rechnungsersteller, beispielsweise ein Lieferant, schreibt eine ZUGFeRD-Rechnung an eine Behörde. Diese ZUGFeRD-Rechnung besteht aus zwei Teilen: Zum einen aus einer PDF-Datei und zum anderen aus einer zusätzlichen, maschinell auslesbaren Datei im XML-Format.

Die ZUGFeRD-Rechnung umfasst also einen Teil für den Anwender und einen maschinenlesbaren, elektronischen Teil für das jeweilige System. Die mitgelieferte elektronische XML-Datei kann automatisiert von einer Anwendung ausgelesen werden. Die Rechnungsdaten wie Rechnungsbetrag und Rechnungssumme sind im Anschluss für alle weiteren Arbeitsschritte in der kaufmännischen Software nutzbar.

MOSER unterstützt ZUGFeRD

Erfüllt eine ZUGFeRD Rechnungen die gesetzlichen Ansprüche?

 Eine Rechnung im ZUGFeRD-Format ist einer papiergebundenen Rechnung gleichgestellt. Die gesetzlichen Anforderungen an ZUGFeRD-Rechnungen unterscheiden sich nicht von einer Papierrechnung. Folgende Bestandteile muss eine Rechnung, gleich ob sie in papiergebundener oder in elektronischer Form ausgestellt ist, gemäß § 14 UStG enthalten:

  1. Den vollständigen Namen und die Adressen des leistenden Unternehmers sowie des Leistungsempfängers
  2. Die durch das Finanzamt erteilte Steuernummer oder die vom Bundeszentralamt für Steuern zugewiesene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  3. Das Ausstellungsdatum
  4. Eine fortlaufende Rechnungsnummer, die zur Identifikation der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird
  5. Die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung
  6. Den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung, in den Fällen des Absatzes 5 Satz 1 den Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder einen Teil des Entgelts, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit den Ausstellungsdaten der Rechnung übereinstimmt
  7. Das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (§10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist
  8. Den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt
  9. In den Fällen des $ 14Abs. 1 Satz 5 einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers und
  10. In den Fällen der Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfängers oder durch einen von ihm beauftragten Dritten gemäß Absatz 2 Satz 2 die Angabe „Gutschrift“.

 

Elektronisch empfangene Rechnungen müssen auch elektronisch abgelegt werden. Sie sind zu archivieren und zehn Jahre aufzubewahren.

Wie kann ich ZUGFeRD in meinem Unternehmen einsetzen?

Die elektronische Verarbeitung digitaler Rechnungen spart Aufwand und eliminiert Fehlerquellen, da Daten nicht manuell erfasst werden müssen. Die Digitalisierung beschleunigt die Prozesse rund um Rechnungsstellung, -versand sowie Begleichung der Rechnung. Anwender können die ZUGFeRD Rechnung lesen während sie gleichzeitig automatisiert von PC/Software verarbeitet wird.

Acht Vorteile einer digitalen Rechnung:

  • Automatisierte Verarbeitung
  • ZUGFeRD Rechnungen sind Papierrechnungen gleichgestellt
  • Papiergebundene Prozesse reduzieren
  • Einsparung der Druck-, Porto, und Handlingkosten
  • Arbeitsschritte plus Arbeitszeit zur Bearbeitung der Rechnung reduzieren
  • Rechnung schneller beim Empfänger
  • Schnellere Rechnungsbearbeitung
  • Digitalisierung von Rechnungen spart Aktenschränke, Archivierungsaufwand und Arbeitszeit

 

Nützliche Links:

https://www.deutsche-handwerks-zeitung.de/zugferd-abschied-von-der-papierrechnung/150/3096/249506

https://de.wikipedia.org/wiki/ZUGFeRD

http://www.ferd-net.de/

https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html