Elektronische Rechnungsabwicklung? Ganz einfach per Mausklick!

Die Digitalisierung ist nicht aufzuhalten, das ist bekannt. Doch in vielen Unternehmen gibt es nach wie vor einige Bollwerke der analogen Welt. Bestes Beispiel sind Rechnungen: Die werden heute mancherorts noch wie zu Großmutters Zeiten auf Papier in die Post gegeben. Dabei ist die elektronische Rechnungsstellung längst möglich. Und sie bietet weitreichende Vorteile.   

Rechnung drucken, in den Umschlag, Adresse und Briefmarke drauf, dann in die Post. Hört sich nach Vergangenheit an? Weit gefehlt! Im Jahr 2018, in dem Digitalisierung und Internet of Things geflügelte Worte sind, wird ein beträchtlicher Teil der Rechnungen immer noch per Post verschickt. Immerhin: Es findet ein Umdenken statt.

46 Prozent der Rechnungsversender und 53 Prozent der Rechnungsempfänger bevorzugen inzwischen die digitale gegenüber der papierhaften Rechnung. Dies entspricht einer Steigerung von rund 20 Prozentpunkten gegenüber 2015, heißt es in einer Studie des Forschungsinstituts ibi research an der Universität Regensburg.

Schnellere und einfachere Prozesse

Die Unternehmen erkennen zunehmend die Zeichen der Zeit, denn für die elektronische Rechnungsstellung sprechen einige sehr gute Gründe: Neben der sich ändernden Erwartungshaltung der Kunden bietet die elektronische Rechnungsstellung signifikante  Einsparpotenziale, die sich bei weitem nicht nur auf Papier- und Portokosten beschränken.

Der wesentliche Vorteil ist die Vereinfachung und Beschleunigung der Prozesse, die die elektronische Rechnungsstellung ermöglicht. So erfolgt die Verarbeitung der Rechnungsdaten auf beiden Seiten durchgehend elektronisch – von der Erstellung über Versendung, Prüfung bis hin zur Archivierung. Die vielen manuellen Prozessschritte, die in der Vergangenheit zu Verzögerungen, Fehlern und zusätzlichen Kosten führten, entfallen allesamt.

Einheitliches Rechnungsformat

Mit ZUGFeRD („Zentrale User Guideline des Forums elektronische Rechnung Deutschland“) gibt es bereits ein standardisiertes elektronisches Rechnungsformat, das dem Austausch von Daten zwischen Rechnungsersteller und Rechnungsempfänger dient. Im Standard ist festgeschrieben, wie die Informationen in einer Rechnung gespeichert, im PC ausgelesen und in die kaufmännische Anwendung übernommen werden müssen.

Sie sehen: Es gibt zahlreiche gute Gründe für die elektronische Rechnungsstellung. Wenn Sie Fragen zum Thema haben oder Hilfe benötigen, stehen wir Ihnen gerne zur Seite!