Für Kleinunternehmen: Mit Online-Rechnungssoftware in die Digitalisierung einsteigen

MOSER easy ProjekteAuch wenn DAX-Konzerne und Großunternehmen die Schlagzeilen beherrschen mögen: den Kern der bundesdeutschen Wirtschaft bildet weiterhin der Mittelstand, allen voran kleine Unternehmen. Weist das Institut für Mittelstandsforschung insgesamt rund 3,64 Millionen Betriebe in seiner Statistik aus, machen die kleinsten Unternehmen mit 3,2 Millionen immer noch die absolute Mehrheit aus. Die Ökonomie spielt sich größtenteils hier ab – die gute Botschaft aus dem Mittelstand.

Ganz anders sieht das Bild hingegen bei den aktuellen Herausforderungen aus, Stichwort: Digitalisierung. In einer Studie aus dem vergangenen Jahr konstatiert das Bundeswirtschaftsministerium: „Insgesamt stehen gerade kleine Unternehmen und Selbstständige hinsichtlich der Digitalisierung vor großen Herausforderungen. Der Studie zufolge glaubt weniger als die Hälfte der Unternehmen, in dieser Hinsicht gut aufgestellt zu sein. Vor allem das für die deutsche Wirtschaft so wichtige Handwerk nutzt die Möglichkeiten der modernen Informationstechnologien demnach bisher nur unterdurchschnittlich. Gerade einmal 39 Prozent der Handwerksbetriebe messen der Digitalisierung eine hohe Bedeutung für das eigene Geschäft bei.“ In Zahlen ausgedrückt heißt das, dass selbst heute nur etwas mehr als die Hälfte beispielsweise über eine eigene Homepage verfügt. Keinesfalls ein erfreuliches Bild wenn man bedenkt, wo und wie heutzutage die Neukunden-Akquisition etwa stattfindet. Ganz zu schweigen von Handwerkern, die die ganze Palette der digitalen Instrumente nutzen, beispielsweise Social Media, und damit noch erfolgreicher sind.

Bildschirmfoto 2016-05-02 um 14.10.56Es gilt also die Digitalisierung nicht zu verschlafen. Wichtig dabei: Bereits mit kleinen Schritten können Unternehmen hier beginnen, sich mit den typischen digitalen Prozessen vertraut zu machen. Es braucht nicht den Rundumschlag, und längst nicht alles muss auf den Kopf gestellt werden. Bestes Beispiel: typische Büroabläufe wie Rechnungen schreiben.

 

Aktuellen Studien zufolge wird die Mehrheit der allein in Deutschland rund 32 Milliarden Rechnungen pro Jahr noch immer auf Papier ausgetauscht. Das Bundesinnenministerium errechnete, dass die Bearbeitung einer Papierrechnung durchschnittlich 27 Minuten dauert – und nicht nur das: Selbst die gerade in vielen Unternehmen vorkommende Praxis, auf Hilfsmittel wie Word und Excel zurückzugreifen, birgt Risiken: Der Zugriff auf die Stammdaten ist meistens nicht gewährleistet. Diese Form des Arbeitens frisst Zeit und ist mitunter ein Garant für Ungenauigkeiten, die letztlich auch dazu führen, dass die Liquidität leidet: „Warum stellen Sie mir denn die Balkonsanierung in Rechnung? Sie waren doch für unser Dach im Einsatz!“ – so etwas passiert, wenn gestresste Chefs und ihre Mitarbeiter, Kunden und Leistungen händisch zusammenführen müssen. Die Wissenschaft bestätigt das: Die Berater von PricewaterhouseCoopers fanden heraus, dass elektronisch verarbeitete Rechnungen schneller bezahlt werden, und die geschilderten Missgeschicke seltener geschehen lassen. Das Unternehmen hat mehr Transparenz über seine finanzielle Seite, die Finanzdaten stehen in Echtzeit zur Verfügung, Rechnungen lassen sich unkompliziert und schnell und nicht erst nach einigen Wochen oder Monaten rausschicken – kurz und gut: Man hat auf diese Weise die Finanzströme besser im Griff.

Allerdings müssen auch ein paar Grundvoraussetzungen für reibungslose, digitale Rechnungsprozesse gegeben sein. So müssen beispielsweise Angebots-, Auftrags- und Rechnungsformulare die entsprechende Branchentiefe haben und der unternehmerischen Wirklichkeit entsprechen. Dass sie mit der deutschen Gesetzgebung exakt übereinstimmen, ist natürlich selbstverständlich. Ebenso, dass die Datenhaltung der Online-Software deutschem Datenschutz und deutscher Datensicherheit entspricht. Und: Bei qualifizierter Online-Rechnungssoftware sorgt der Hersteller dafür, dass sie permanent gewartet und aktualisiert wird; das gilt selbstverständlich auch für Änderungen durch den Gesetzgeber.

Sind diese Voraussetzungen aber gegeben, steht dem Einstieg auch von Kleinunternehmen in die Digitalisierung nichts mehr im Wege.