GoBD – Grundlagen – Herausforderung

5 nach 12 auf analoger UhrÜber die Verschärfung der Richtlinie zur ordnungsmäßigen Buchführung in den neuen GoBD wird immer häufiger gesprochen. Angesichts der vielerorts eingesetzten kaufmännischen Software, veranlasste das Bundesministerium für Finanzen (BMF) die Richtlinien zur ordnungsgemäßen Buchführung in den neuen GoBD (Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) zum 01.01.2015 zu verschärfen und auf die elektronischen Vorsysteme auszudehnen.

Unter dem Begriff elektronische Vorsysteme versteht man beispielsweise kaufmännische Software oder Kassenlösungen. Konkret bedeutet dies, dass eine kaufmännische Software herangezogen wird, um steuerlich relevante Dokumente, Dateien, Geschäftsvorfälle und Belege bereitzustellen.

Im Zuge dessen geben wir Ihnen im Textverlauf weitere Informationen an die Hand, um Sie für das Thema GoBD zu sensibilisieren und vorzubereiten. Jedoch führen wir keine steuerrechtlichen Beratungen durch. Aus dem Grund ist es ein MUSS, dass Sie sich zeitnah mit ihrem/ihrer Steuerberater/in zusammensetzen, intensiv beraten und die Pflichten, die aus der Verschärfung der Verordnung hervorgehen besprechen.

Wichtig:

Der Steuerpflichtige ist für die ordnungsgemäße Führung seiner Bücher gemäß den einschlägigenGesetzen im vollen Umfang selbst verantwortlich.Die Verantwortung des Steuerpflichtigen erlischtauch nicht bei einer Auslagerung (auch wenn nurTeilbereiche betroffen sind) der Buchführung an fremde Dritte.

Die Herausforderung der Verschärfung der GoBD-Richtlinie sollten Unternehmen als Motivation ansehen, um ihre eigenen Prozesse zu prüfen und zu verbessern. Der Unternehmer sollte untersuchen, ob sein Unternehmen die engere Auslegung der Richtlinien erfüllt oder Handlungsbedarf besteht. Für einen GoBD-konformen Einsatz von MOS’aik sind folgende Voraussetzungen zu erfüllen:

Benutzerverwaltung:

Die Einrichtung der MOS’aik Benutzer- und Rechteverwaltung stellt sicher, dass nur berechtigte Personen Zugriffrechte auf das System besitzen. MOS’aik unterstützt damit die Anmeldung mittels persönlicher Zugangsdaten ohne Administrationsrechte. Im Idealfall besitzt nur eine Person Administrationsrechte, die mit dem normalen Tagesgeschäft nichts zu tun hat.

SQL-Installation:

MOS’aik sollte mit einer Microsoft-SQL-Server Datenbank betrieben werden. Über deren Benutzersteuerung nkönnen die Zugriffe eingeschränkt und damit das unkontrollierten Ändern und Löschen von Daten verhindert werden.

Archivierung:

Die in MOS’aik optional verfügbare Archivierung legt den gedruckten Vorgang als PDF im Archivordner ab. Nur MOS’aik-Benutzer sollten Zugriffsberechtigungen auf das Archivordner-Dateisystem besitzen und diese vom IT-Administrator entsprechend eingerichtet werden.

IDEA-Schnittstelle:

Sie unterstützt die Übergabe von Datensätzen zwecks Steuerprüfung durch eine Finanzbehörde. Sie können Ihr MOS’aik-System um die IDEA-Schnittstelle erweitern.

MOS’aik Verfahrensdokumentation:

Sie ist ein Leitfaden aus unserem Haus zur GoBD-konformen Einrichtung von MOS‘aik im Betrieb. Außerdem werden Informationen zu grundlegenden Arbeitsabläufen vermittelt und Tipps zur betrieblichen Umsetzung der Grundsätze gegeben.

Die Verfahrensdokumentation ist bereits seit letztem Jahr in unserer Online-Dokumentation kostenfrei verfügbar.

Update auf die neue MOS’aik Version:

Weitergehende Funktionen für einen GoBD-konformen Einsatz stehen mit der neuesten Version von MOS’aik zur Verfügung. Gerne beraten wir Sie, sprechen Sie uns bitte an.

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GoBD – was ist das?
Welche Anforderungen stellen die GoBD?
Was versteht man unter dem Grundsatz der Vollständigkeit?
Wie wird die Vollständigkeit gewährleistet?
Was versteht man unter richtiger und zeitgerechter Buchführung?
Wann ist eine Buchführung „geordnet“?
Wie werden Daten „unveränderbar“?
Wozu muss die Buchführung „nachvollziehbar“ und „nachprüfbar“ sein?
Wozu dient die Verfahrensdokumentation?
Wer ist verantwortlich für die GoBD-Konformität einer Buchführung?
Wie erfolgt die MOS’aik-Einrichtung für die GoBD?
Wie werden Daten vor Manipulation geschützt?
Kann überprüft werden, ob unzulässige Zugriffe auf MOS’aik erfolgt sind?
Werden für die GoBD-Anforderungen mehr Daten aufbewahrt?
Wird das neue Rechnungsformat „ZUGFeRD“ benötigt?

Hinweis auf Beiträge in Fachzeitschriften:

Antworten auf die Fragen gibt es in dem Beitrag auf Malerblatt Wissen. In dem Fachartikel folgt eine Einführung zum Thema. Denn wie die Uhr bereits zeigt, ist es höchste Zeit sich mit dem Thema auseinander zusetzen. Das Gespräch mit dem Steuerberater ist in diesem Zusammenhang sehr wichtig um sicherzustellen, dass die Anforderungen erfüllt sind.

Link Malerblatt Wissen zum Thema GoBD und kaufmännische Software

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