GoBD: nach wie vor wichtig

GDPdU, GoBS, GoBD: In dem Dschungel von Vorschriften, Handlungsanweisungen und Leitlinien kann man leicht den Überblick verlieren. Aber keine Panik! Im Kern geht es darum, wie und wie lange geschäftliche Korrespondenz und Dokumente aufzubewahren sind. Das Finanzministerium hat deswegen 2014 die GoBD ins Leben gerufen und damit ein Regelwerk geschaffen, das manchmal mehr Fragen aufwirft als es Antworten gibt – zumindest auf den ersten Blick.

Das fängt schon mit dem Namen an: GoBD steht für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Hiervon sind alle Unternehmen in Deutschland betroffen, die ihre Buchführung ganz oder teilweise digitalisiert haben. Wer an irgendeiner Stelle eine Software nutzt, muss auch das „neue“ Regelwerk achten. Dieses ist als eine Übertragung der Grundsätze der ordnungsmäßigen Buchführung (GoB) in die digitale Gegenwart zu verstehen.

Das betrifft zum Beispiel Software für Buchführung, elektronische Kassen, Archivierungs- und Dokumentenmanagementsysteme – also alle Systeme, in denen steuerrelevante Vorfälle erzeugt, verarbeitet, gespeichert oder übermittelt werden.

GoBD fängt bei der E-Mail an

In den GoBD sind die formalen Anforderungen an die Aufbewahrung von „steuerrelevanten Informationen“ in elektronischer oder Papierform zusammengefasst. Was darunter genau zu verstehen ist, hat der Gesetzgeber offen gelassen, weswegen sich hier im Zweifel eine weitestmögliche Auslegung empfiehlt. Das fängt schon bei der E-Mail, in der ein Kostenvoranschlag angefragt wird, an. Früher hätte man hierzu Handelsbrief gesagt – in beiden Fällen gilt eine Aufbewahrungspflicht von sechs Jahren.

Überlegen wir einmal, wie solche Prozesse früher abgelaufen sind. Ein auf der Schreibmaschine getipptes Angebot wurde dem Kunden zugeschickt. Im Optimalfall brachte die Bürokraft den Durchschlag oder eine Kopie in das Archiv oder heftete das Dokument irgendwo ab. Heute erfolgt dies alles elektronisch, aber wie wird die Aufbewahrung geregelt? Erfolgt ein Ausdruck, der dann wiederum abheftet wird? Oder liegt das Dokument irgendwo in einem Ordner auf der Festplatte, im Unternehmensnetzwerk oder im Ausgangspostfach des E-Mail-Programms?

Fest steht: Heute müssen gewisse Mindestvorgaben erfüllt werden. Seit Anfang Januar 2015 ist die Umsetzung von gewissen Mindestvorgaben Pflicht. Fallen bei einer Buchprüfung Zuwiderhandlungen auf, kann dies empfindliche Strafen nach sich ziehen. Vor diesem Hintergrund ist es nur schwer verständlich, dass viele Handwerksbetriebe das Thema noch nicht angegangen sind, wie unsere Erfahrung zeigt. GoBD mag sich zunächst sperrig anhören, am Ende sind die Anforderungen aber zu erfüllen.

Wichtig:

Wir führen keine steuerrechtlichen Beratungen durch. Aus dem Grund ist es ein MUSS, dass Sie sich mit ihrem/ihrer Steuerberater/in zusammensetzen, intensiv beraten und die Pflichten, die aus der Verschärfung der Verordnung hervorgehen besprechen.

Der Steuerpflichtige ist für die ordnungsgemäße Führung seiner Bücher gemäß den einschlägigen Gesetzen im vollen Umfang selbst verantwortlich. Die Verantwortung des Steuerpflichtigen erlischt auch nicht bei einer Auslagerung (auch wenn nur Teilbereiche betroffen sind) der Buchführung an fremde Dritte.

Hier der Link zu unserem ausführlichen Beitrag zur GoBD.