Für Kleinunternehmen: Mit Online-Rechnungssoftware in die Digitalisierung einsteigen

MOSER easy ProjekteAuch wenn DAX-Konzerne und Großunternehmen die Schlagzeilen beherrschen mögen: den Kern der bundesdeutschen Wirtschaft bildet weiterhin der Mittelstand, allen voran kleine Unternehmen. Weist das Institut für Mittelstandsforschung insgesamt rund 3,64 Millionen Betriebe in seiner Statistik aus, machen die kleinsten Unternehmen mit 3,2 Millionen immer noch die absolute Mehrheit aus. Die Ökonomie spielt sich größtenteils hier ab – die gute Botschaft aus dem Mittelstand.

Ganz anders sieht das Bild hingegen bei den aktuellen Herausforderungen aus, Stichwort: Digitalisierung. In einer Studie aus dem vergangenen Jahr konstatiert das Bundeswirtschaftsministerium: „Insgesamt stehen gerade kleine Unternehmen und Selbstständige hinsichtlich der Digitalisierung vor großen Herausforderungen. Der Studie zufolge glaubt weniger als die Hälfte der Unternehmen, in dieser Hinsicht gut aufgestellt zu sein. Vor allem das für die deutsche Wirtschaft so wichtige Handwerk nutzt die Möglichkeiten der modernen Informationstechnologien demnach bisher nur unterdurchschnittlich. Gerade einmal 39 Prozent der Handwerksbetriebe messen der Digitalisierung eine hohe Bedeutung für das eigene Geschäft bei.“ In Zahlen ausgedrückt heißt das, dass selbst heute nur etwas mehr als die Hälfte beispielsweise über eine eigene Homepage verfügt. Keinesfalls ein erfreuliches Bild wenn man bedenkt, wo und wie heutzutage die Neukunden-Akquisition etwa stattfindet. Ganz zu schweigen von Handwerkern, die die ganze Palette der digitalen Instrumente nutzen, beispielsweise Social Media, und damit noch erfolgreicher sind.

Bildschirmfoto 2016-05-02 um 14.10.56Es gilt also die Digitalisierung nicht zu verschlafen. Wichtig dabei: Bereits mit kleinen Schritten können Unternehmen hier beginnen, sich mit den typischen digitalen Prozessen vertraut zu machen. Es braucht nicht den Rundumschlag, und längst nicht alles muss auf den Kopf gestellt werden. Bestes Beispiel: typische Büroabläufe wie Rechnungen schreiben.

 

Aktuellen Studien zufolge wird die Mehrheit der allein in Deutschland rund 32 Milliarden Rechnungen pro Jahr noch immer auf Papier ausgetauscht. Das Bundesinnenministerium errechnete, dass die Bearbeitung einer Papierrechnung durchschnittlich 27 Minuten dauert – und nicht nur das: Selbst die gerade in vielen Unternehmen vorkommende Praxis, auf Hilfsmittel wie Word und Excel zurückzugreifen, birgt Risiken: Der Zugriff auf die Stammdaten ist meistens nicht gewährleistet. Diese Form des Arbeitens frisst Zeit und ist mitunter ein Garant für Ungenauigkeiten, die letztlich auch dazu führen, dass die Liquidität leidet: „Warum stellen Sie mir denn die Balkonsanierung in Rechnung? Sie waren doch für unser Dach im Einsatz!“ – so etwas passiert, wenn gestresste Chefs und ihre Mitarbeiter, Kunden und Leistungen händisch zusammenführen müssen. Die Wissenschaft bestätigt das: Die Berater von PricewaterhouseCoopers fanden heraus, dass elektronisch verarbeitete Rechnungen schneller bezahlt werden, und die geschilderten Missgeschicke seltener geschehen lassen. Das Unternehmen hat mehr Transparenz über seine finanzielle Seite, die Finanzdaten stehen in Echtzeit zur Verfügung, Rechnungen lassen sich unkompliziert und schnell und nicht erst nach einigen Wochen oder Monaten rausschicken – kurz und gut: Man hat auf diese Weise die Finanzströme besser im Griff.

Allerdings müssen auch ein paar Grundvoraussetzungen für reibungslose, digitale Rechnungsprozesse gegeben sein. So müssen beispielsweise Angebots-, Auftrags- und Rechnungsformulare die entsprechende Branchentiefe haben und der unternehmerischen Wirklichkeit entsprechen. Dass sie mit der deutschen Gesetzgebung exakt übereinstimmen, ist natürlich selbstverständlich. Ebenso, dass die Datenhaltung der Online-Software deutschem Datenschutz und deutscher Datensicherheit entspricht. Und: Bei qualifizierter Online-Rechnungssoftware sorgt der Hersteller dafür, dass sie permanent gewartet und aktualisiert wird; das gilt selbstverständlich auch für Änderungen durch den Gesetzgeber.

Sind diese Voraussetzungen aber gegeben, steht dem Einstieg auch von Kleinunternehmen in die Digitalisierung nichts mehr im Wege.

Kundenworkshop am 01. Juni in Würselen

Morgen findet wieder ein Kundenworkshop in Würselen bei Aachen statt. Die Veranstaltungsreihe findet bei unseren Kunden großen Anklang und der morgige Workshop ist bereits seit einiger Zeit ausgebucht.

MOSER Veranstaltungsraum

 

 

 

 

Die Veranstaltung ist modulweise aufgebaut und interessierte Kunden können wahlweise beide Module oder die Module unabhängig voneinander besuchen. Selbstverständlich können auch mehrere Personen aus einem Unternehmen teilnehmen. Die Kundenworkshops sind für die teilnehmenden Kunden kostenfrei. Morgen stehen folgende Themen auf der Agenda:

09 – 12 Uhr                           1. Themenblock – „Tipps & Tricks, Austausch zu MOS‘aik“

12 – 13 Uhr                           Mittagspause

13 – 16 Uhr                           2. Themenblock – „Neues und Zukunft“

Wir möchten Ihnen im Rahmen der Tagesveranstaltung wertvolle Tipps und Tricks mit auf den Weg geben, die Sie im Büroalltag unterstützen. Auch der Austausch zwischen den Teilnehmern wird gern angenommen. Der Programmpunkt führt immer wieder zu interessanten Gesprächen und auch der Austausch von Telefonnummern um später noch einmal intensiv über verschiedene Themen zu sprechen . Der zweite Themenblock umfasst zum einen die Neuigkeiten zu unserer aktuellen Produktwelt und zum anderen die Zukunft: Die neue Softwaregeneration. Hier nehmen wir Sie mit und zeigen Ihnen, was in der Zukunft mit unserer Software möglich sein wird. Im Rahmen unseres Whitepaper haben wir Ihnen bereits vor einiger Zeit einen Ausblick gegeben, im Workshop erhalten Sie weitere Informationen zur neuen Produktwelt.

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Unsere Kundenworkshops setzen wir auch weiter fort. Sie sind mittlerweile eine feste Konstante in unserer Arbeit geworden. Die neuen Termine für das 2. Halbjahr stehen im Sommer fest. Dann verabschieden wir auch die Agenda für die kommenden Kundenworkshops. Im neuen Jahr (2017) finden auch wieder Workshops an verschiedenen Orten in Deutschland statt.

Wir sind dabei: B2RUN Aachen

Business-Run-2016Heute startet der B2RUN in Aachen und unsere Mitarbeiter sind mit von der Partie. Unsere Läufer haben in den letzten Wochen fleißig trainiert und sich auf den Firmenlauf vorbereitet. Getreu nach dem Motto „Keep IT running“ freuen wir uns auf das Teamevent heute Abend in der Soers. Wir drücken allen Läufern die Daumen, wünschen viel Spaß und das das Wetter weiterhin so schön bleibt!

Mobile Zeiterfassung im Einsatz: Gastrotechnik Rainer Brand GmbH

ICON MOSER Zeiterfassung 2014Die Gastrotechnik Rainer Brand GmbH ist in Leipzig und in Erfurt ein etablierter Name für Schankanlagen in all ihren Einsatzszenarien. Der Unternehmer Stefan Brand setzt für die kaufmännischen Aufgaben die Software MOS’aik zusammen mit der APP für die mobile Zeiterfassung erfolgreich ein. Hier spielt das Softwarepaket seinen Trumpf aus. Denn das Thema Mindestlohn betrifft Unternehmer Stefan Brand. Mit der Unterstützung der mobilen Zeiterfassung muss er sich mit der Bürokratie zum Mindestlohn nicht mehr plagen. Denn sie stellen für ihn keine Herausforderung mehr da.

Die mobile Zeiterfassung integriert sich nahtlos in die Kalkulationssoftware MOS’aik und dient einer zollkonformen Arbeitszeiterfassung. Jeder Techniker im Unternehmen ist mit einem Smartphone ausgestattet und trägt seine Stunden sowie Pausen direkt in die App ein. Alle Daten sind somit direkt elektronisch erfasst und können in MOS’aik unmittelbar weiterverarbeitet werden. Die zeitintensive Erfassung der Stunden per Excel gehört der Vergangenheit an.

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Stillstand gibt es bei Stefan Brand nicht und er arbeitet fortlaufend an der Optimierung seines Softwareeinsatzes. Der Clou ist sein pfiffiges Controlling: Da die Mitarbeiterstunden bereits elektronisch eingetragen sind, konnte sich Stefan Brand einfach eine Rentabilitätsprüfung in die Erfassung integrieren. Die Profitabilität der Projekte bleibt somit immer im Blick. Den kompletten Bericht über die Zeiterfassungs App bei Gastrotechnik Rainer Brand GmbH finden Sie hier.

metallsoftware SÜD in Ulm

Unser Partner für den Bereich Metallbau stellt am 12. Mai 2016 von 10:00 bis 17:00 Uhr in Ulm aus. Die Veranstaltung spricht alle Metallhandwerker mit Schwerpunkt Fenster-,und Fassadenbauer, Schlosser, Stahl- und Aluminiumbauer an. Auf der metallsoftware in Ulm informiert sie NetSoft über die Branchenlösung für die Metallbaubranche und Sie erhalten einen Überblick zu den Möglichkeiten in der Nutzung der Software.

Mehr Informationen erhalten Sie auf der Webseite von NetSoft.
Zur Anmeldung zur metallsoftware Ulm gelangen Sie hier

Junior Software-Entwickler.NET (m/w)

Wir suchen einen Junior Software-Entwickler.net (m/w) für den Standort Aachen/Würselen. Wenn Sie gerne mit modernen Software-Technologien arbeiten und in einem zukunftsorientierten Team aktiv Ihre Erfahrungen sowie Ideen einbringen möchten. Dann sind Sie bei uns richtig!

Sie fühlen sich angesprochen? Dann starten Sie mit uns durch. Hier finden Sie weitere Informationen zu unserer Stellenausschreibung zum Junior Software-Entwickler.net (m/w).

Kundenworkshop 20. April in Würselen/Aachen

Am 20. April findet wieder ein Kundenworkshop in unserem Haus statt. Wir starten um 9.00 Uhr mit Modul 1 und zeigen Ihnen verschiedene Möglichkeiten, um Sie in Ihrer täglichen Arbeit zu unterstützen. Nachmittags geben wir Ihnen im Modul 2 einen Einblick in unsere neue Softwaregeneration. Zudem zeigen wir Ihnen Highlights aus der aktuellen Softwaregeneration. Wir freuen uns auf Ihren Besuch.

Ort: Würselen/Aachen
Datum: 20. April
Uhrzeit: Start ist um 09.00 Uhr bis ca. 16.00 Uhr

Anmelden können Sie sich direkt über unser Kontaktformular. Mit Erhalt unserer Teilnahmebestätigung sind Sie für den Workshop angemeldet. Die Kundenworkshops sind für unsere Kunden kostenlos.

22. April Berufsinfomarkt Jülich

Am 22. April findet Ihr uns auf dem Berufsinfomarkt in Jülich. Wir stellen Euch die Ausbildungsberufe in unserem IT-Unternehmen vor. Neben Ausbildungsberufen, wie zum Beispiel IT-System-Kaufmann, ist bei uns auch ein Duales Studium möglich. Lernt uns kennen und wie vielseitig eine Ausbildung in einem IT-Unternehmen ist. Wir freuen uns auf Euren Besuch!

Weitere Informationen zum Berufsinfomarkt.

Es ist nicht alles „Cloud“, was glänzt

Cloud-Computing kommt auch bei kleinen Unternehmen mehr und mehr an – aus gutem Grund: Sie reduzieren ihre IT-Ausgaben beispielsweise dadurch, laut einer Untersuchung, um mindestens ein Fünftel. Diejenigen, die die Cloud nicht nutzen, konnten diese Ausgaben lediglich um 3 Prozent senken, so die Studie.

Dabei ist es nicht nur der Kostenaspekt, der zum Tragen kommt: Von der Akquisition über die Webseite, Auftragsannahme, Auftragsbearbeitung und Rechnungsstellung bis hin zu Nachbearbeitung und der mobilen Anbindung der Mitarbeiter – die Flexibilität der Online-Anbindung spielt hier ihre Stärken aus. Und wenn sie beispielsweise einmal die Vorzüge von mehr Mobilität durch die Cloud kennengelernt haben, möchten auch Handwerksbetriebe nicht mehr davon lassen: der Betrieb und die Monteure werden fixer, und der Kunde bekommt mehr Service. Chefs schreiben online schneller ihre Angebote oder ihre Rechnungen, egal ob mobil oder im Büro.

(c)MOSER GmbH & Co KG_Bild 2Allerdings kommen diese Vorteile nur bei einer „echten“ Cloud, einer authentischen Online-Software zum Tragen. Fakt ist zwar, dass Software aus der Cloud gerade für Existenzgründer und Kleinunternehmer eine Menge Vorteile bietet: Investitionskosten entfallen und nur monatliche Mietgebühren entstehen. Dennoch ist der Nutzer technisch auf dem neuesten Stand und kann seine Anwendung überall nutzen – in der Theorie. Denn in der Praxis treten bei manchen cloudbasierten Lösungen immer wieder Unwägbarkeiten auf, die zwar ein Unternehmen nicht gleich in den Ruin treiben, aber mindestens sehr, sehr ärgerlich sind. Es lohnt sich also einen Blick auf die Details zu werfen, weil Online–Software nicht gleich Online-Software ist, auch nicht für Kleinunternehmer:

·       Echte Cloudlösung – auch unter der Motorhaube
Wenn sie mit modernsten Entwicklungstools geschaffen wurde, dann lässt sich die Online-Software auch vollwertig in kleinen Betrieben nutzen. Das bedeutet: Es sind keine technisch komplizierten VPN-Verbindungen beispielsweise aufzubauen, sondern die Lösung funktioniert vom Start weg reibungslos einfach. In der Fachsprache ausgedrückt: Die Software-Architektur muss den Ansprüchen eines kleinen- beziehungsweise mittleren Unternehmen genügen und darf keine Konzernlösung sein, die lediglich ein wenig angepasst worden ist.

·       Funktionen, die passen
Die Computerwoche hat völlig Recht, wenn Sie Funktionsanhäufung nach dem Gießkannenprinzip für kleine Betriebe verurteilt. Gerade Existenzgründer und Kleinunternehmen haben weder Zeit noch personelle Ressourcen dafür, einen Moloch an Online-Software für ihre Bedürfnisse anzupassen. Hier gilt: weniger Komplexität ist mehr, die Lösungen müssen einfach zu bedienen, zusätzliche Anwender leicht hinzuzufügen sein.

·       Service übernimmt der Hersteller
Das Prinzip von „Anschalten und Losfahren“ muss bei einer Cloud-Software für Kleinunternehmen selbstverständlich auch für den laufenden Betrieb gelten. Datenschutz und Datensicherheit, Wartung und Updates oder das Einbinden von neuen gesetzlichen Regelungen: Das soll der Hersteller leisten können. Hier geht es nicht darum, dass der Anwender für nichts mehr Verantwortung übernimmt, aber diese muss im Verhältnis zum Softwareeinsatz stehen.

·       Beratung & Betreuung gehört dazu
Einen Softwarepartner an seiner Seite zu wissen, selbstverständlich mit entsprechender Erfahrung, ist das gewisse i-Tüpfelchen. Denn schließlich möchte man bei Bedarf auf eine Kundenhotline direkt vom Hersteller zurückgreifen können und nicht in einem unabhängigen Call-Center landen. Ein Partner auf Augenhöhe ist die bessere Wahl.

·       Branchenerfahrung vorhanden
Die meisten Kleinunternehmen sind deshalb so erfolgreich, weil sie echte Spezialisten auf ihrem Gebiet sind. Vom Techniker über den Architekten bis hin zum Handwerker – sie alle sind Branchenprofis. Deshalb sollte der Anwender immer testen, ob die von ihm präferierte Cloud-Software auch die passende Branchentiefe und der Anbieter die entsprechende Kompetenz hat.

Fazit: Cloud-Software kann für kleine Unternehmen und Existenzgründer in vielen Fällen die richtige Wahl sein. Es ist jedoch nicht alles „Cloud“ was glänzt. Und wenn die Online-Software dazu führt, dass sich der Chef damit noch mehr als mit fest installierter Software beschäftigen muss – dann läuft gehörig etwas schief.